Внутренние коммуникации в компании

Внутренние коммуникации в компании

Внутренние коммуникации в компании

Любую современную бизнес-структуру можно рассматривать как огромное информационное поле, в котором постоянно происходит процесс обмена самой разнообразной информацией. При этом обмен этот находится не на уровне пустой болтовни, а на уровне принятия решений. То есть любые сбои в коммуникативной системе предприятия неизбежно скажутся на принятии неправильного решения, которое, в свою очередь, приведет компанию к определенным убыткам. Это хорошо, если обойдется испугом, а если компания потеряет многомиллионный контракт только потому, что ваши сотрудники не умеют общаться?

Чтобы правая рука знала, что делает левая

Внутренние коммуникации — это любые коммуникации внутри самой организации. Они могут быть письменными устными, виртуальными или непосредственными, групповыми или личными. Эффективные внутренние коммуникации всех направлений — это главная задача любой организации. Если система ВК хорошо слаженная, то вероятность развития ситуации «лебедь-рак-щука» в вашей компании будет стремиться к нулю.

Итак, основная цель внутренних коммуникаций — это установление эффективных и лояльных отношений между работниками и руководством

При этом, коммуникации должны работать во всех направлениях — сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Едва ли не основным условием эффективности этого процесса является наличие обратной связи.

«Согласно исследованию« PR & Communications Guide-2011 »сотрудники играют важную роль в формировании репутации всей компании. Поэтому внутренние коммуникации значимой составляющей PR-в каждой организации. Плохой внутренний PR, не говоря уже о его отсутствии, может негативно повлиять не только на репутацию, но и сказаться на прибылях и эффективности организации ».

ruzoo.ru_00332

Говорили-говорили …

Фактически на каждом предприятии ВК уже существуют в той или иной форме. У кого-то это рассылка циркуляров, у кого общение по скайпу, где-то еще висят доски объявлений, а кто-то преимущественно общается через соцсети. Тут уж каждый выбирает тот инструмент, который наиболее подходит для выполнения поставленных задач. Проблема в другом: ВК в компаниях сегодня по большей части не очень эффективны и часто спорадические — бессистемные. С одной стороны, все понимают важность этих процессов для бизнеса, а с другой — эффективность ВК все еще недостаточно. Например, по данным исследований за рубежом, результативность всех горизонтальных связей достигает 90%,а вертикальных — 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации обычно доходит до работников и правильно усваивается ими).

Последствия такого «эффективного общения» спрогнозировать несложно: ослышался — сделал по-своему — получил «по голове» от шефа — «благословил» начальство. Руководитель думает, что управляет идиотами, подчиненные считают, что ими руководит идиот. Об успешности такой организации можем догадываться, а нужно было просто поговорить.

Принципы и задачи

Попробуем нарисовать себе основные черты «правильной системы ВК». Начнем с задач.

Итак, перед ВК стоит целый ряд задач, в частности:

— создание положительного имиджа компании как работодателя;
— осведомленность работников о компании;
— развитие корпоративного духа и формирования преданности компании у работников;
— получения обратной связи от сотрудников;
— демонстрация «открытости» руководства;
— формирование единых стандартов поведения согласно корпоративным кодексом компании.

При этом, по мнению эксперта, следует учитывать, что внутренними заказчиками информационных кампаний для работников могут быть любые подразделения компании — от финансов до службы безопасности, и внутренние коммуникации способны решать много конкретных прикладных задач. Следовательно, на самом деле список значительно длиннее.

Выполнять эти задачи система ВК имеет согласно основным принципам и правилам. Основными принципами правильной внутрикоммуникационной политики компании является открытость, честность и последовательность руководства при проведении коммуникаций, а также готовность анализировать результаты и делать выводы.

Золотые правила

Чтобы система Внутренние коммуникации были эффективны, необходимо соблюдать определенные правила

Во-первых, цель коммуникации должна быть четкой и понятной всем участникам общения. Если анонсируется собрание топ-менеджмента на тему итогов работы за год, а проводятся собрания на тему введения дресс-кода, то эффективность такой коммуникации будет минимальной, поскольку участники собрания элементарно будут «не в теме» обсуждаемого вопроса.

Читайте статью  Как привлечь покупателей в ваш зоомагазин или зоосалон (продвижение)

Во-вторых, метод (средство) коммуникации должен соответствовать поставленной цели. Можем представить эффективность коммуникации, если руководитель объявит об увольнении нескольких сотрудников, скажем, на новогоднем корпоративе или на тренинге по командообразования.

В-третьих, между всеми участниками коммуникации должно быть достигнуто соглашение в понимании терминологии, трактовке ключевых понятий. В первую очередь необходимо помнить, что и кому мы рассказываем. Как и в любых коммуникациях к людям стоит обращаться на том языке, который они понимают. Вряд ли работник фермы хорошо воспримет корпоративный журнал, где на глянцевой бумаге напечатаны статьи с множеством иностранных слов и корпоративных штампов. Зато написана простым языком история о таких же, как он, рабочих, скорее всего, будет более приемлемой ».

В-четвертых, должна быть организована система оповещения вовлеченных в процесс участников, цель которой заключается в снижении информационного дефицита, своевременной передачи оптимального объема необходимых и полезных сведений. Безусловно, коммуникации должны быть своевременными и достаточными по объему. Слухи в коллективе распространяются очень быстро, но информация часто очень искажена. Поэтому гораздо проще вовремя объяснить ситуацию, чем потом бороться с последствиями распространения слухов. К тому же, когда работник находится в состоянии неведения, он тратит много времени и усилий на то, чтобы получить необходимую или интересующую его информацию, а не на выполнение своих прямых обязанностей. Итак, чем четче будут работать внутренние коммуникации, тем эффективнее может быть работа персонала.

Кроме того, необходимо создать условия для получения всеми участниками коммуникации обратной связи

Это помогает понять, насколько правильно была усвоена информация ее получателем.

Иногда в процессе коммуникаций возникают барьеры. Коммуникативные барьеры — это препятствия, мешающие достижению целей общения. Через них информация может быть воспринята и усвоена большинством не так, как было задумано инициатором коммуникации.

Барьеры бывают разными. Прежде психологическими, когда реципиент не хочет воспринимать информацию через негативное отношение недоверие к коммуникатору. Как правило, такой барьер связан с разного рода конфликтами, причем барьер может быть как причиной, так и следствием конфликта в компании.

Однако бывают и другие случаи. Например, двое якобы адекватных людей не сошлись характером, и между ними возникает психологический коммуникационный барьер.

ruzoo.ru_00325

Второй тип барьера — социальный. Этот барьер возникает, когда между коммуникатором и реципиентом какие-то очень резкие различия — в системе ценностей, традициях общения, установках, целях и т.д., отдельно говорят еще о культурных барьерах, с которыми часто встречаются транснациональные корпорации. Однако, по утверждению специалистов, такие типы барьеров встречаются все реже.

Чаще в отечественных компаниях встречаются организационные коммуникативные барьеры. Основными причинами их являются:

— недостатки организационных структур — отсутствие единоначалия, высокая норма управляемости (большое количество подчиненных у одного начальника), дублирование и наложение функций или, наоборот, отсутствие ответственного исполнителя, противоречия в формулировках обязанностей, распределении полномочий и ответственности;
— недостаточная регламентация бизнес-процессов (неясные схемы взаимодействия сотрудников и подразделений);
— сложная многоступенчатая иерархия подчинения, в результате чего искажается или теряется информация при ее переходе с одного уровня на другой;
— недостатки внутрифирменных коммуникаций (информационная перегрузка или недостаток данных, неправильный выбор формы и метода их подачи и т.д.);
— сложный документооборот;
— неравномерная нагрузка;
— отсутствие продуманной кадровой политики (процедур подбора и адаптации, оценки, мотивации, обучения и развития персонала);
— наличие явно выраженных субкультур (чаще всего такие подразделения компаний, как IT, бухгалтерия, производство имеют собственный набор ценностей, который может вступать в противоречие с обще корпоративных культурой).

ruzoo.ru_00324

В большинстве случаев организационные коммуникативные барьеры возникают из-за, уже упомянутую в списке, слишком громоздкую систему подчинения. Часто такую проблему можно выявить при диагностике уровней подчинения в компании. Если от генерального директора до конечного исполнителя есть более семи уровней, то вероятность возникновения организационных коммуникативных барьеров достаточно высока. Оптимальными являются 3-4 уровня: директор — руководитель отдела — руководитель управления — ведущий специалист — менеджер, должен выполнить определенное задание.

Читайте статью  Одежда для домашних животных: для собак, кошек

В принципе все барьеры можно устранять, если вовремя их выявлять и корректировать процесс общения

«Барьерные» симптомы достаточно заметны и обнаружить их не сложно. Наиболее ярко это демонстрирует ситуация, когда от постановки задачи до фактического результата проходит очень много времени, или результат не совпадает с задачей, первично ставилась перед работником.

Создаем систему общения

Инициатором реализации ВК, как и главным наблюдателем и контролирующей лицом, должно быть руководство компании: «Именно директор наиболее заинтересован в совершенствовании организации благодаря внутренним коммуникациям».

Реализацию же конкретных инициатив в этой области, как правило, поручают отдела PR или маркетинга, или, реже, HR-отдела.

ruzoo.ru_00323

Создание типовой системы ВК в компании, происходит по следующим этапам:

Анализ текущей ситуации. На этом этапе проводится диагностика состояния корпоративной культуры в компании. Мы определяем основные проблемы, которые беспокоят работников, и моменты, которые следует усовершенствовать.

Формирование заданий и разработка соответствующего плана. Здесь, собственно, определяются цели, ставятся задачи для ВК и планируются соответствующие инструменты на следующий период с просчетом бюджета.

Реализация внутренних коммуникаций. Это практическая часть кампании по внутреннему PR. На этом этапе проводим активности согласно нашему плану.

Анализ проведенных мероприятий. После завершения планируемого периода следует провести аудит проведенных активностей и сделать выводы, которые будут учтены в дальнейшем. Индикатором для оценки эффективности внутренних коммуникаций могут быть результаты коммуникационного аудита, задача которого выявить различия между тем, какой компании видит или хочет видеть руководство, и тем, какой ее воспринимают сотрудники. Чем меньше эти различия, тем, вероятно, лучше работают внутренние коммуникации.

Для анализа эффективности внутренних коммуникаций используются как количественные (опрос, анкетирование сотрудников), так и качественные методы (фокус-группы, развернутые интервью). Количественные позволяют охватить всех работников и получить общую выборку, а качественные способны лучше и глубже исследовать внутреннее состояние в компании. Для получения хороших результатов необходимо сочетать оба типа методов.

ruzoo.ru_00322

Третий — лишний

Организовать такую систему компания вполне способна самостоятельно: реализовывать внутренние коммуникации может только сама компания, ведь только находясь внутри организации можно эффективно внедрить все активности. Аутсорсинговые агентства лучше привлечь на определенные конкретные виды работ, например, издание корпоративного журнала, аналитические работы до и после реализации ВК.

Общие принципы, по мнению эксперта, для любой компании останутся неизменными

Однако учитывать специфику бизнеса, конечно, стоит. Во-первых, большое количество работников «в полях» может не иметь доступа к компьютеру и Интернету, что определенным образом ограничит коммуникационные инструменты. Во-вторых, работники могут быть рассеяны, что необходимо учесть, чтобы быть уверенным, что все сотрудники вовремя получат всю необходимую информацию. В-третьих, следует учитывать специфику персонала, и для каждой категории работников подбирать такие коммуникативные инструменты, которые были бы для них максимально понятными и удобными.

Объявите весь список, пожалуйста!

И напоследок, об инструментах. Сегодня инструментов ВК существует достаточно много. Сюда входят и сайт компании, и электронные и печатные издания / бюллетени, и встречи с работниками, и привлечение сторонних экспертов для обсуждения важных тем и объяснений, и анонсирования новых продуктов внутри компании, и проведение внутренних тренингов и мастер-классов по важным вопросам, и встречи с первыми лицами компании, и внутренние опросы / анкетирование, и различные конкурсы, и корпоративные мероприятия (например, посещение кино, концертов) и т.д..

Похожее ...

Добавить комментарий